Durante nuestras revisiones de control interno, hemos notado con poco interés la importancia que se tiene sobre la impresión de los libros legales (Libro Mayor y Balance, Libro Diario y el Libro de Inventario y Balance), basándose en la norma establecida en el Decreto Ley 019 del 2012 articulo 173, la cual deja la posibilidad llevar dichos libros oficiales como archivos electrónicos. Nosotros consideramos que este es un punto importante dentro de los procesos del Contador y la Administracion, ya que los libros oficiales son admisibles como el único medio de prueba ante las autoridades judiciales y los tribunales, y que por esto estamos señalando y dejando evidencia dentro de los informes de revisión; para ello indicamos a continuación cuales son los requisitos exigidos para que estos libros oficiales puedan ser considerandos en archivo electrónico, basados en el Decreto 805 de 2013:

• Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
• Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
• Que se pueda determinar EL ORIGEN, LA FECHA Y HORA en que fue producido el documento.

De esta misma forma el articulo 56 del código de comercio habla sobre la posibilidad de que puedan llevarse en archivos electrónicos, siempre que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros de comercio en medio electrónicos deberá surtirse ante la Cámara de Comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para tal efecto mediante las instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el comerciante deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio. En todo caso, el comerciante podrá elegir entre el registro en medios electrónicos o en medios físicos. En el evento en que este decida utilizar los medios electrónicos, deberá firmar digital o electrónicamente, a elección del comerciante, la respectiva solicitud de inscripción y el extracto o copia del acta correspondiente. Para los casos en que se elija la firma electrónica, se hará de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2364 de 2012. Es importante destacar que a pesar de existir la posibilidad de llevar libros electrónicos, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, emitió una sentencia en la cual concluye que “pese a la posibilidad dada a los comerciantes de llevar su contabilidad mediante sistemas digitales, estos preservan la obligación de registrar sus libros de comercio, para que los mismos tengan los efectos y fines otorgados por la normativa comercial.” La Superintendencia de Sociedades, fijó las siguientes pautas para el uso que debe dársele a los folios inscritos que no fueron utilizados antes de la supresión del registros:

1. Usar las hojas disponibles hasta su agotamiento, luego de esto podrá la administración continuar llevando su contabilidad bien sea impresa o en archivo electrónico.
2. Anular la totalidad de los folios registrados y acogerse a por archivos electrónicos según la norma.
3. Cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos económicos ocurridos antes de la supresión del registro, que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas suficientes para su impresión, el administrador deberá dejar constancia de tal circunstancia en el libro registrado y podrá continuar llevando la contabilidad en forma impresa o en archivos electrónicos. Sino cuenta con ningún folio registrado deberá levantar un acta firmada por el representante legal y el contador en la que indicaran tal circunstancia. Si se decide continuar con la contabilidad en libros físicos podrá imprimir los registros en libros no inscritos dejando una nota del administrador que indique las razones tales hechos económicos constan en libros no inscritos.

Otra interrogante esta sobre la información que debe contener los libros oficiales con la llegada de las NIIF, ya que los Decretos Reglamentarios números 2784 de 2012 y 3022 del 2013, establece las normas técnicas en la que cesará las COLGAAP y comenzara aplicar la NIIF, para las empresa del grupo 1 y 2, y sobre la cual es obligatorio llevar los libros de contabilidad bajo NIIF, bien sean impresos o electrónicos; sin embargo considerando el artículo 165 de la Ley 1607 de 2012, únicamente para efectos tributarios, las remisiones contenidas en las normas tributarias a las normas contables seguirán vigentes durante 4 años siguientes la implementación de las NIIF; por que hay que considerar la oportunidad de coexistir por ese período los libros de contabilidad bajo ambas normas, siendo los libros bajo NIIF los que prevalezcan para efectos probatorios y financieros. ELABORADO POR: Javier Alexis Soto Moncada     Información tomada de:

1. Requisitos de los libros de contabilidad impresos o en archivos electrónicos. Instituto Nacional de Contadores Públicos Colombia. https://www.incp.org.co/incp/document/requisitos-de-los-libros-de-contabilidad-impresos-o-en-archivos-electronicos/
2. Decreto Ley 019 del 10 enero de 2012 «Por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existente en la Administración Pública. Circular externa 100-. Superintendencia de Sociedades. emitida el 06 de marzo de 2012
3. Decreto 805 del 2013